檔案銷毀是將已失去保存價值的檔案材料以特定的處理方式改變正常的物理載體形式，從而使其所攜帶的信息無法被還原的過程。
檔案銷毀清冊：
凡需銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊。銷毀清冊是準備剔除銷毀的檔案的登記簿，也是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。
檔案銷毀清冊封面上的項目有：全宗號、全宗名稱、立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱和編制時間等。
銷毀檔案登記欄是檔案銷毀清冊的主要部分，其主要項目有：序號、案卷或文件題名、起止日期、號碼(案卷目錄號、案卷號或文件字號)、數(shù)量、銷毀原因備考等。具體項目可以根據(jù)具體情況進行增減。一般是以案卷為單位登記，必要時，也可以按文件登記。
檔案銷毀清冊應(yīng)以全宗為單位編制，每一清冊至少應(yīng)一式兩份，一份留檔案館(室)，一份送有關(guān)領(lǐng)導審查批準，如果要報檔案行政管理部門備案，則需一式三份。
檔案管理檔案銷毀程序：對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
除了以上提到的三種方法，還有其他的銷毀方式，如化學銷毀和物理銷毀。
化學銷毀是指利用化學反應(yīng)將文件中的信息轉(zhuǎn)化為無害物質(zhì)。這種方式適用于處理大量且復雜的文件，如會計檔案。通過使用強氧化劑或還原劑，可以破壞文件中的化學鍵，將其分解為不可恢復的物質(zhì)。但需要注意的是，化學銷毀會產(chǎn)生有害物質(zhì)，對環(huán)境和人體健康造成潛在危害，因此需要嚴格控制和管理。
