不同于ITIL只有個(gè)人認(rèn)證系列，ISO 20000則是對(duì)組織的整體認(rèn)證，因此需要的建立符合標(biāo)準(zhǔn)的體系，也意味著認(rèn)證前期準(zhǔn)備工作將是復(fù)雜而細(xì)致的。正所謂“萬(wàn)事開(kāi)頭難”，在著手進(jìn)行認(rèn)證之初，必須充分認(rèn)識(shí)到良好而充分的前期準(zhǔn)備工作是通過(guò)這樣一項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的基石。實(shí)際上，對(duì)于大多數(shù)組織而言，通常沒(méi)有太多認(rèn)證工作相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，因此在認(rèn)證準(zhǔn)備階段打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)于整個(gè)認(rèn)證實(shí)踐都是頗有益處的。

本書將從認(rèn)證方案制定、調(diào)研訪談、咨詢審核機(jī)構(gòu)選擇、組織內(nèi)部流程4個(gè)方面來(lái)介紹認(rèn)證準(zhǔn)備階段工作。事實(shí)上，雖然這四部分內(nèi)容是大多數(shù)組織通過(guò)IT認(rèn)證所必不可少的，但由于每個(gè)組織的組織架構(gòu)和管理基礎(chǔ)的不同，前期準(zhǔn)備需要完成的具體工作會(huì)有一定的差異，通過(guò)認(rèn)證的過(guò)程也會(huì)不同。因此，組織應(yīng)“因地制宜”地開(kāi)展認(rèn)證實(shí)踐工作。

制定認(rèn)證方案

認(rèn)證準(zhǔn)備階段步工作就是完成認(rèn)證可行性方案的編寫。如果把認(rèn)證活動(dòng)理解成一個(gè)項(xiàng)目，認(rèn)證方案的編寫就是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目的主要內(nèi)容、目標(biāo)和相應(yīng)配套條件(如管理基礎(chǔ)、管理需求、項(xiàng)目規(guī)模、資源投入等)，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、工程等方面進(jìn)行調(diào)查研究和分析比較，并對(duì)認(rèn)證可能取得的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而形成該項(xiàng)目是否值得實(shí)施和如何實(shí)施的咨詢意見(jiàn)，為組織的高層提供項(xiàng)目決策的重要依據(jù)。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，認(rèn)證方案的制定也是認(rèn)證準(zhǔn)備階段中最重要的工作。

下面簡(jiǎn)要介紹幾個(gè)認(rèn)證準(zhǔn)備階段常用的調(diào)研方式。

1.問(wèn)卷調(diào)查

問(wèn)卷調(diào)查是最為常用的方式之一，優(yōu)點(diǎn)是可以讓受訪對(duì)象能夠有針對(duì)性地準(zhǔn)備收集材料、整理相關(guān)信息，同時(shí)準(zhǔn)備的時(shí)間也相對(duì)充裕。在調(diào)研問(wèn)卷回收的基礎(chǔ)上，可以安排進(jìn)行面對(duì)面的訪談，對(duì)問(wèn)卷中的重要部分進(jìn)行展開(kāi)了解。

問(wèn)卷調(diào)查可根據(jù)ISO 20000的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要包括2個(gè)部分，即管理體系和13個(gè)管理流程。管理體系部分的調(diào)研范圍涵蓋認(rèn)證目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、員工職位描述、人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、文檔體系、培訓(xùn)體系、內(nèi)部審計(jì)和改善計(jì)劃等方面。管理體系的調(diào)研對(duì)象為組織的高層管理人員，這些人員通常也是ISO 20000體系整體質(zhì)量管理人員，或稱質(zhì)量經(jīng)理，對(duì)整個(gè)體系負(fù)有管理職責(zé)。管理流程部分相對(duì)細(xì)節(jié)層面的內(nèi)容較多，可以包括各流程的定義、輸入、輸出、文檔記錄、工具以及流程間關(guān)聯(lián)的內(nèi)容。管理流程的調(diào)研對(duì)象為組織內(nèi)當(dāng)前負(fù)責(zé)相關(guān)流程或者工作的管理和技術(shù)人員，通?？砂↖SO 20000體系中各流程經(jīng)理、流程協(xié)調(diào)人員和流程執(zhí)行人員。