檔案，作為社會活動中直接形成的有價值歷史記錄，是機關單位履行職能、開展業(yè)務活動的重要產(chǎn)物。這些記錄，經(jīng)過收集與規(guī)范，方能轉化為真正意義上的檔案。那么，對于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？
檔案數(shù)字化是什么意思？
在我國，早給“檔案數(shù)字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是：檔案數(shù)字化是指計算機數(shù)字化技術在檔案信息領域的應用。
檔案數(shù)字化包括兩個方面的內(nèi)容能夠：一個是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化；另一個是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。
前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計算機，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。
此后，也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對于檔案數(shù)字化的表述，大致可以概括為2點。檔案數(shù)字化與計算機技術相關。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉化為數(shù)字化信息。
在我國，早給“數(shù)字檔案”下定義的，是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是：數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。
從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。
從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。
對于數(shù)字檔案的定義，不同的人也有不同的認知。有人認為數(shù)字檔案是歸檔電子文件，也有人認為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息，還有人認為兩者都是。
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